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Informativa sulla Privacy

1. Chi siamo

1.1 Benvenuto nell’informativa sulla privacy della società VIDEN RENT A CAR. Rispettiamo la tua privacy e ci impegniamo a proteggere i tuoi dati personali. La presente informativa ti informa su come tuteliamo i tuoi dati personali in qualità di cliente e fornisce aggiornamenti sui tuoi diritti in materia di privacy e sulla protezione offerta dalla legge. La nostra società è responsabile della raccolta, gestione e trattamento dei tuoi dati personali.

1.2 Hai diritto a tutti i diritti garantiti dal Regolamento UE 2016/679 e da tutta la legislazione europea e nazionale pertinente. Tratteremo i tuoi dati personali esclusivamente nel rispetto delle disposizioni legali.

Utilizzeremo i tuoi dati personali quando:

  • abbiamo il tuo consenso esplicito;
  • dobbiamo eseguire un contratto che stiamo per stipulare o abbiamo già stipulato con te;
  • è dettato dai nostri interessi legittimi (o da quelli di terzi), purché i tuoi interessi e diritti fondamentali non prevalgano su tali interessi;
  • dobbiamo conformarci a obblighi legali o normativi;
  • è dettato da interesse pubblico.

2. Perché trattiamo i tuoi dati personali

Trattiamo qualsiasi dato personale che hai fornito volontariamente, per il quale abbiamo ottenuto il tuo pieno consenso, quando è necessario per l’esecuzione del contratto tra noi o per intraprendere azioni su tua richiesta, prima della stipula del contratto, quando attivi il servizio di check-in online e qualsiasi altro servizio corrispondente che abbiamo disponibile e tali finalità sono specificate come: il noleggio di auto a terzi con o senza conducente, la vendita di auto a terzi (all’ingrosso o al dettaglio), il noleggio di camion e furgoni con o senza conducente.

3. Categorie di informazioni raccolte

  • Abbiamo il diritto di raccogliere, trattare, conservare e trasmettere vari tipi di dati personali che abbiamo classificato come segue:
  • Dati identificativi ncludono nome e cognome completo (denominazione commerciale per le imprese individuali), nome del padre e della madre, data di nascita, carta d’identità (numero, data di rilascio/scadenza e luogo di rilascio), oppure passaporto (numero, data di rilascio/scadenza e luogo di rilascio), permesso di soggiorno, patente di guida valida (numero, data di rilascio/scadenza e luogo di rilascio);
  • Dati di contatto includono indirizzo di residenza, email, fax e numeri di telefono;
  • Dati finanziari includono codice fiscale, numero di conto bancario, dati della carta di pagamento, indicazione di esenzione IVA, attività (per le imprese individuali), ufficio delle imposte (per le imprese individuali), sede legale (per le imprese individuali);
  • Valutazioni creditizie e documenti legali (per le imprese individuali).

 Non raccogliamo dati personali sensibili in nessuna delle nostre attività o paesi di operazione, ad eccezione dei tuoi dati sanitari, che acquisiamo con il tuo consenso in caso di lesioni da incidente stradale, esclusivamente per inoltrarli all’agenzia assicurativa che assicura il nostro veicolo.

4. Come raccogliamo i tuoi dati

  • Raccogliamo i tuoi dati personali in formato digitale o cartaceo, ogni volta che utilizzi i nostri servizi, quando questi sono forniti presso i nostri punti di assistenza clienti, ossia nei nostri negozi o in altri luoghi in cui la nostra azienda opera legalmente (a titolo esemplificativo: aeroporti, hotel, stazioni di servizio, ecc.).

Raccogliamo inoltre i tuoi dati quando utilizzi i nostri call center o le nostre applicazioni mobili, quando usi la nostra email aziendale, così come quando visiti i nostri siti web e applicazioni digitali (a titolo esemplificativo: check-in online). Nei casi sopra indicati e in particolare quando crei o gestisci un profilo, raccogliamo i dati necessari a tale scopo. Sei l’unico responsabile dell’accuratezza e correttezza delle informazioni e dei documenti che trasmetti alla nostra azienda.

Inoltre, ti invitiamo a consultare il nostro sito web per informazioni sulla nostra politica dei cookie (Cookies Policy).

  • Possiamo raccogliere dati personali con il tuo consenso in molti modi, come chiamate telefoniche, contatti con il servizio clienti, siti web e altre fonti, come specificato sopra.
  • Raccogliamo dati personali di clienti o conducenti durante la prenotazione di un noleggio a breve o lungo termine o della vendita di un’auto, come nome completo, indirizzo, numero di telefono, patente di guida, dettagli della carta di credito, codice fiscale, ecc. (come specificato nel paragrafo 3).
  • Raccogliamo inoltre i tuoi dati personali quando crei un profilo sul nostro sito web, come segue:

– Dati personali che raccogliamo: Nome completo, Email, Numero di telefono.

– Accesso: Viene ottenuto creando una password scelta e creata da te. Hai la possibilità di rinnovare o reimpostare la password in caso di smarrimento. La password è strettamente personale. La sua creazione, così come qualsiasi modifica, avviene esclusivamente tramite la tua email e sotto la tua responsabilità. È severamente vietato l’accesso di terzi al profilo di gestione delle prenotazioni. Per questo motivo ti consigliamo di non concedere accesso al tuo profilo a terzi e di contattarci se hai problemi o domande sulla tua prenotazione. In nessun caso la nostra azienda è responsabile se fornisci accesso a terzi autorizzati o non autorizzati. Di conseguenza, non abbiamo alcun obbligo di servire o fornire informazioni a terzi sulla gestione della tua prenotazione attraverso il tuo profilo elettronico, anche se lo richiedi, poiché il profilo e il suo utilizzo sono strettamente personali. L’accesso al tuo profilo è gratuito 24 ore su 24, tutti i giorni dell’anno (escluse le ipotesi di manutenzione del sito web o di problemi tecnici). Hai il diritto di aggiornare i tuoi dati di contatto in qualsiasi momento.

– Motivi per la creazione del profilo: i) la gestione della tua prenotazione, ii) la conservazione da parte della nostra azienda della cronologia delle tue prenotazioni dalla creazione del profilo in poi, iii) effettuare una prenotazione futura.

– Periodo di conservazione: i) hai il diritto di cancellare il tuo profilo in qualsiasi momento. I tuoi dati saranno automaticamente eliminati solo dal profilo. I dati forniti in relazione all’esecuzione di un contratto o obbligo saranno conservati come previsto al paragrafo 5 della presente Informativa sulla Privacy, ii) tutti i dati saranno automaticamente cancellati dal tuo profilo dopo cinque anni dal completamento della tua ultima prenotazione, senza necessità di alcuna tua azione preventiva, iii) non è concesso il diritto alla portabilità del tuo profilo e del suo contenuto. Per questo motivo, ti offriamo la possibilità di cancellare il tuo profilo in qualsiasi momento, senza previa approvazione da parte nostra.

5. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

  • Conserviamo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario a perseguire le finalità per cui sono stati raccolti, incluso l'adempimento di eventuali obblighi legali o contabili, o obblighi derivanti da normative vigenti.

Al fine di specificare la durata della conservazione dei dati personali, esaminiamo la quantità, la natura, la sensibilità dei dati, i rischi potenziali di danno da uso o divulgazione non autorizzati, gli scopi per i quali li trattiamo e se tali scopi possono essere raggiunti con altri mezzi, in conformità alla legislazione vigente.

I dati fiscali del Cliente vengono conservati per un periodo di dieci (10) anni dalla data di emissione di ciascun documento fiscale, per essere messi a disposizione, se richiesto, dalle autorità fiscali nel termine previsto dalle normative fiscali. Qualsiasi dato relativo all’instaurazione, all’esercizio e al sostegno di rivendicazioni legali della Società o di terzi presso qualsiasi tribunale competente o autorità amministrativa viene conservato per un periodo decorrente dalla nascita della rivendicazione e sino a venti (20) anni, o per un periodo più lungo fino alla prescrizione e alla cessazione di eventuali controversie bilaterali. La Società può conservare i dati personali del cliente anche dopo il raggiungimento delle finalità di raccolta e trattamento, se ciò è previsto da eventuali obblighi legali secondo disposizioni normative rilevanti.

6. Protezione dei tuoi dati personali

Abbiamo adottato tutte le precauzioni organizzative e tecniche appropriate per salvaguardare e proteggere i tuoi dati personali dalla distruzione involontaria o fraudolenta, dalla perdita accidentale, dall’alterazione, dalla divulgazione o accesso illecito e da qualsiasi altra forma di trattamento non autorizzato.

7. Chi sono i destinatari dei tuoi dati

  • La nostra azienda garantisce che non inoltrerà, condividerà o cederà i tuoi dati a terzi (eccetto quelli menzionati nel presente documento) per qualsiasi motivo o utilizzo, a meno che ciò non sia previsto dalla normativa vigente o stabilito da organi o autorità pubbliche/giudiziarie. Solo il minimo indispensabile del personale della Società, tutto vincolato alla riservatezza, avrà accesso ai tuoi dati personali, e lo stesso vale per i nostri partner che seguono le nostre direttive e sono conformi alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679, trattando i tuoi dati come contitolari del trattamento o come responsabili del trattamento per nostro conto e secondo le nostre istruzioni.

Indicativamente, i destinatari dei tuoi dati sono:

  1. le agenzie assicurative che collaborano con la nostra Società;
  2. gli utilizzatori del nostro marchio e, a seconda del caso, dei nostri sistemi (franchisee). Informazioni pertinenti sono disponibili sul sito web della nostra Società;
  3. le società di autonoleggio (in Europa o altrove) che fanno parte del sistema internazionale di noleggio auto e gestiscono prenotazioni, con le quali condividiamo informazioni relative alla nostra attività di noleggio auto. Tali informazioni possono includere dettagli personali della tua prenotazione inseriti tramite l'applicazione corrispondente. I tuoi dati non saranno utilizzati per altri scopi senza la tua preventiva notifica e consenso. Si precisa che i dati personali possono essere trasferiti anche verso paesi extra-UE (per gestire prenotazioni fuori dall’UE), a condizione che essi dispongano di una normativa adeguata alla protezione dei dati personali;
  4. le società di revisori legali che controllano i bilanci della nostra Società;
  5. le società convenzionate che forniscono assistenza stradale agli automobilisti che utilizzano i veicoli della nostra Società;
  6. le società convenzionate per il noleggio auto;
  7. i fornitori di servizi legali (avvocati, studi legali) che tutelano gli interessi della nostra Società nei confronti di terzi, persone fisiche o giuridiche, autorità giudiziarie e amministrative, autorità indipendenti e organismi.

8. Come garantiamo che i responsabili e sub-responsabili rispettino i tuoi dati

  • I responsabili del trattamento che operano per conto nostro hanno accettato e si sono contrattualmente impegnati con la Società:
  1. a mantenere la riservatezza;
  2. a non trasferire i tuoi dati a terzi senza il consenso della nostra Società;
  3. ad adottare misure di sicurezza;
  4. a rispettare il quadro giuridico in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, il Regolamento 679/2016/UE (GDPR)
  5. a essere informati e osservare tutte le leggi e regolamenti pertinenti in materia di protezione dei dati personali.

 Nell’esecuzione dei loro compiti, i responsabili del trattamento possono avvalersi di altre persone, denominate sub-responsabili. In tal caso, il titolare del trattamento avrà autorizzato tali soggetti a trattare tutti o parte dei dati. Di conseguenza, i sub-responsabili hanno gli stessi obblighi e diritti dei responsabili del trattamento, come descritti nella presente politica, sempre nell’ambito dei loro compiti delegati, e sono pienamente responsabili come lo sarebbe il responsabile principale.

9. I tuoi diritti

  • Hai il diritto di:
  1. richiedere l’accesso ai tuoi dati personali (“richiesta di accesso dell’interessato”). Questo ti fornisce una copia dei tuoi dati personali come conservati da noi e ti permette di assicurarti che li trattiamo secondo le disposizioni di legge;
  2. richiedere la rettifica dei tuoi dati personali conservati dalla società. Puoi correggere dati incompleti o errati o aggiungere informazioni ai dati che abbiamo su di te, anche se abbiamo il diritto di chiederti la verifica dei nuovi dati che fornisci;
  3. richiedere che i tuoi dati personali siano cancellati, fatto salvo il rispetto dei limiti temporali come stabilito nel paragrafo 5. Tuttavia, come probabilmente sai, potremmo non essere sempre in grado di soddisfare la tua richiesta di cancellazione per specifici motivi legali di cui sarai informato, se necessario, al momento della presentazione della tua richiesta;
  4. opporti al trattamento dei tuoi dati personali quando ritieni che i tuoi diritti e le tue libertà fondamentali siano stati violati. Hai inoltre il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali per scopi promozionali;
  5. ichiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali. Questo ti consente di chiederci di sospendere il trattamento dei tuoi dati personali nei seguenti casi: i) se desideri verificare l’esattezza dei dati, ii) quando l’uso dei dati da parte della società è illecito, ma non desideri che i tuoi dati vengano cancellati, iii) quando desideri che conserviamo i tuoi dati anche se non li richiediamo più, nel caso siano necessari per accertare, esercitare o difendere diritti legali, iv) se ti sei opposto al nostro uso dei tuoi dati, ma devi verificare se abbiamo motivi legali prevalenti per farlo;
  6. richiedere la trasmissione dei dati personali a te o a una terza parte. Ti forniremo, o alla terza parte che hai specificato, i tuoi dati personali in un formato strutturato, leggibile. Questo diritto si applica solo alle informazioni che abbiamo ricevuto con il tuo consenso durante la firma del contratto o successivamente, fino al momento della presentazione della richiesta;
  7. revocare il tuo consenso nel caso in cui realizzi e possa dimostrare che ha cessato di essere valido. Tuttavia, ciò non influisce sul trattamento legittimo avvenuto prima della revoca del consenso. Se revochi il tuo consenso, potremmo non essere in grado di offrirti determinati prodotti o servizi.

Se desideri esercitare uno qualsiasi dei diritti sopra indicati, ti preghiamo di contattarci.

10. Come esercitare i tuoi diritti

  • Per qualsiasi chiarimento relativo alla presente informativa sulla privacy, inclusa qualsiasi richiesta per esercitare i tuoi diritti legittimi, puoi inviarci un’e-mail all’indirizzo: info@viden.gr oppure scriverci a: Viden rent a car - Viale Sofokli Venizelou 31, Ilioupoli, 16346.

Puoi sempre presentare reclami relativi ai tuoi dati personali all’autorità di controllo. In Grecia, tale autorità è l’Autorità ellenica per la protezione dei dati personali (HDPA) e puoi accedervi e trovare informazioni pertinenti tramite il seguente link: www.dpa.gr.Tuttavia, ti saremmo grati se ci venisse concessa l’opportunità di gestire le tue richieste prima che tu ti rivolga all’Autorità per la protezione dei dati. Per questo motivo, ti invitiamo a contattarci prima, utilizzando le informazioni di contatto sopra riportate.

11. Tariffa

Non ti sarà richiesto di pagare per accedere ai tuoi dati personali (o per esercitare qualsiasi altro dei tuoi diritti). Tuttavia, ci riserviamo il diritto di chiedere un compenso ragionevole se la tua richiesta è manifestamente infondata, ripetitiva o abusiva.

12. Quali informazioni potremmo richiedere

Abbiamo il diritto di chiederti alcune informazioni per verificare la tua identità e tutelare il tuo diritto di accedere ai tuoi dati personali (o di esercitare qualsiasi altro diritto). Si tratta di una misura di protezione che garantisce che i tuoi dati personali non vengano accessi da persone non autorizzate. Abbiamo inoltre il diritto di contattarti e chiederti ulteriori informazioni riguardo alla tua richiesta, al fine di accelerare i tempi di risposta.

13. Tempo di risposta

Cerchiamo di rispondere a tutte le richieste legittime entro un mese. Potremmo impiegare più di un mese per rispondere se la richiesta è particolarmente complessa o se hai presentato una serie di richieste. In tal caso, sarai informato di conseguenza.

14. Come verrai informato riguardo a eventuali modifiche della presente politica

Ci riserviamo il diritto di modificare la presente politica e di apportare eventuali cambiamenti alle informazioni fornite in precedenza, nei limiti della legge. Se ci saranno cambiamenti fondamentali nella politica o nel modo in cui utilizziamo i tuoi dati personali, pubblicheremo gli aggiornamenti sulla presente politica sul nostro sito web e potrai essere informato di tali cambiamenti lì. Si precisa che tali modifiche avranno effetto dal giorno in cui saranno pubblicate nella politica sulla privacy aggiornata sul sito ufficiale della Società www.viden.grTi invitiamo a leggere la politica a intervalli regolari per mantenerti aggiornato sulla protezione dei tuoi dati.